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[학술정보] 서지 관리 도구 “Endnote” 활용법

March.2017 No Comment

  Endnote는 논문 작성 용 서지 관리 도구로서, 관련 참고문헌 정보를 모아서 관리해줄 뿐만 아니라, 학술지 및 학위논문 양식으로 인용하거나 참고문헌을 작성할 때 유용하다. 특히, 학술지나 학위논문에 따라 서로 다른 양식이나 인용법을 적용해야하는 불편함을 해결해줄 수 있도록 여러가지 output style을 지원하여 양식에 맞도록 자동 변환을 해준다는 장점을 가지고 있다. 추가로, 자세한 서지 정보 외에도 원문 파일을 관리하고 활용하는 툴로도 유용하다.
 서지 관리 프로그램 중 압도적인 1위를 차지할 정도로 유용한 프로그램이지만 개인이 사용하기에는 매우 비싼 프로그램이다. 다행히, KAIST에서는 기관에서 구입하여 구성원들이 무료로 사용할 수 있도록 서비스를 제공하고 있다. Endnote 8이 최근 출시되어, 현재 학교에서는 Endnote 7과 Endnote 8 두 가지 버전의 프로그램을 모두를 제공하고 있다. 본 기사는 Endnote 8을 기준으로 작성하였지만, Endnote 7과 차이가 있는 경우 이를 명시하였다.


EndNote (8)EndNote (6)

 프로그램 파일은 KAIST 도서관의 홈페이지 내 “도서관서비스>논문작성가이드 & 표절예방” 메뉴를 통해 제공하고 있으며 (https://library.kaist.ac.kr/libService/thesisGuide.do), 기관 등록이 되어 있으므로 자신의 컴퓨터 운영체제에 맞는 설치 프로그램을 다운받아 압축을 푼 후에 설치하면 된다. 주의할 점은 바로 설치가 아니라, 다운받은 후에 압축을 풀고 설치해야만 기관의 등록번호가 자동으로 입력된다는 점이다. 또한, 프로그램을 실행했을 때 업데이트 안내가 나오면, 안내에 따라 업데이트하면 최신 버전을 유지할 수 있다.


EndNote (2)

1. Endnote Library 만들기

EndNote (3)
Endnote 메뉴바

 메뉴바의 File>New를 누르면 새로운 서지 관리 폴더인 “Library”를 만들 수 있다. Library는 *.enl 파일과 *.Data 파일 두 개로 구성되어 있으며, 이 Library를 다른 컴퓨터에서 사용하려면 “File>Compresses Library” 기능을 이용하여 두 파일을 압축하여 확장자가 *.enlx인 압축파일로 이동하면 편리하다.


EndNote (7)

2. Reference 수집하기

 보통 선행연구 검색 시 사용하는 여러가지 학술DB 사이트, 예를 들어 Web of Science, SCOPUS, Google Scholar, DBPIA 등은 서지 정보를 Endnote로 바로 저장하는 기능이 있다. 서지 검색을 하여 필요한 레코드를 체크한 뒤, “Endnote Desktop에 저장”, “Export”, “Export Citation”, “Send to”, “내보내기” 등의 기능을 사용하여 Endnote로 정보를 보내면 된다. 그 다음 단계로 “Record Contents”, “Choose the information to export” 등 에서 전송할 내용을 선택하면 Endnote로 반입된다. 경우에 따라 “Endnote”가 보이지 않을 경우에는 “Citation Manager”를 선택하거나 file type을 “RIS Format/File” (Endnote, ProCite, Reference Manager)로 선택한다. 또 하나 주의할 점은, Chrome 브라우저를 사용할 경우에는, 다운된 파일에서 “열기”까지 눌러줘야 Endnote로 레코드가 반입된다는 점이다.


EndNote (3)
SCOPUS의 사례

 Google Scholar의 경우 서지 관리 프로그램과 기본적으로 연동이 되어 있지 않으므로, “설정”에 들어가서 “서지관리 프로그램” 항목에서 “인용정보 가져오기 링크를 표시하지 않습니다”가 해제되도록 드롭다운 메뉴에서 “Endnote”를 선택하여 “Endnote에 인용 정보 가져오기 링크를 표시합니다”를 선택하고 설정을 저장해야 한다. 이를 설정한 뒤에는 검색한 레코드마다 “EndNote로 가져오기” 탭이 뜨는데, 이를 클릭한 뒤 뜨는 팝업창에서 “열기”를 누르거나, 다운로드된 파일에서 “열기”를 실행하면 Endnote로 레코드가 반입된다.


EndNote (4)

 Endnote의 장점은 서지 레코드 저장 및 관리 단계에서 더 나아가, 저장된 레코드에 해당하는 원문 PDF 파일을 자동으로 찾아서 컴퓨터에 저장해주고 Adobe Acrobat Pro에서처럼 Endnote 프로그램상에서 원문을 읽고 메모하거나 밑줄 그을 수 있는 기능도 제공한다는 것이다. “References>Find Full Text 기능”(또는 지구본과 문서 및 화살표 이미지로 구성된 빠른 실행 버튼)을 활용하면 알아서 원문 파일을 저장해주는데, 원문을 제공하는 DB 사용 권한 문제가 있기 때문에 교내에서 이 기능을 활용하여야 Endnote가 원활하게 파일을 찾아 저장한다. 이때, “File>Preference”에서 “Find Full Text” 기능 활용 시 원문 검색 옵션을 선택하면 더 빠르고 정확하게 기능을 이용할 수 있다. 교내에서 사용할 경우, Open URL에는 http://sfx-82ksy-kaist.hosted.exlibrisgroup.com/kaist를 입력하면 된다. 또한 “Automatically invoke Find Full Text on newly-imported reference”를 설정해두면, 새로운 레코드가 반입될 때마다 Endnote가 자동으로 원문을 찾아서 저장해주므로, 매번 “Find Full Text” 버튼을 누르는 수고를 덜 수 있다. 빠른 실행 버튼의 경우, Endnote 8이 Endnote 7보다 간략하고 직관적인 아이콘으로 바뀌었다.


EndNote (1)
EndNote (4)
빠른 실행 버튼 (아래가 Endnote 8)

 이미 PDF 파일을 가지고 있는 경우, “File>Import” 기능을 사용하면 원문 파일 또는 원문이 저장되어 있는 폴더 단위로 컴퓨터에 저장된 원문 파일을 Endnote에서 볼 수 있도록 저장될 뿐만 아니라, 서지 레코드도 자동 저장된다. 물론, 수동으로 신규 레퍼런스를 만들 수도 있는데, “Reference>New Reference” 기능(또는 두 번째 빠른 실행 버튼, 즉 +와 문서 이미지로 구성된 빠른 실행 버튼)을 눌러 입력할 수 있는 창이 뜨면 필요한 정보를 입력하고 저장하면 된다.

3. 인용하기 및 참고문헌 만들기

 인용하거나 참고문헌을 다는 방법은 저널마다 다르므로, 저널 투고 규정에 맞추어야 한다. 이러한 번거로움을 덜 수 있도록 Endnote에는 Style을 지정하여 사용할 수 있는 기능이 있다.
 인용이나 주석을 달기 전에, 우선 저널 투고 규정에 맞추어 Endnote를 세팅할 필요가 있다. “Endnote>Style”의 드롭다운 메뉴에서 “Select Another Style”을 클릭하면 Endnote에서 기본적으로 제공하고 있는 저널 스타일 리스트가 나오므로 선택하여 사용하면 된다. 이 리스트에 해당 저널 스타일이 없는 경우에는, “Edit>Output Styles>Open Style Manager” 기능을 활용하여 리스트에 없는 Style을 추가하면 된다.


EndNote (5)
스타일 선택하는 창

 그래도 필요한 style이 없을 경우에는 “Style Manager”상에서 “Get More on the Web” 기능을 사용하여(바로가기 http://endnote.com/downloads/styles) 파일 다운로드한 뒤 파일을 저장하여 사용해도 되고, Google에서 “Endnote Output Style”을 검색하여 다운받아 쓰는 것도 가능하다. 물론 수동으로 Style을 입력하여 활용할 수도 있다.


EndNote (1)
스타일 다운로드 사이트

 스타일 세팅이 끝나면 논문에 손쉽게 인용을 하거나 참고문헌을 달 수 있는 준비가 완료된 셈이다. MS Word를 이용하여 논문을 작성할 경우, Endnote 탭이 메뉴바에 자동으로 생성되어 있어 손쉽게 인용을 하거나 참고문헌을 달 수 있다. 인용할 위치에 커서를 두고 “Endnote>Insert Citation> Insert Citation” 기능을 누른 뒤, 새로 뜨는 창에서 필요한 논문을 검색하여 Insert를 누르거나 더블 클릭하면 설정된 양식에 맞추어 각주가 생성된다. 또는 MS Word의 “Go to Endnote” 기능을 활용하여 Endnote에 접근하여 인용할 서지 레코드를 선택한 후, 다시 MS Word로 돌아와서 “Endnote>Insert Citation>Insert Selected Citation(s)”를 클릭하면 선택한 서지 정보가 입력된다. 더 간단하게 각주 다는 방법은 Endnote상에서 인용하고자 하는 서지 레코드를 선택하고 Ctrl+c 한 뒤, MS Word에 입력할 부분에 커서를 놓고 Ctrl+v를 누르는 것이다.


EndNote (2)
MS Word 상의 Endnote8 메뉴

 인용한 참고문헌은 MS Word의 Endnote>Edit & Manage Citations(s) 기능을 활용하여 수정, 삭제, 추가 인용, 수정사항 업데이트를 하면 편리하다. 또한 투고하는 저널이 바뀌었을 경우에는, Endnote>Style에 들어가서 스타일만 바꿔주면 논문 전체에 사용된 인용 및 참고문헌 스타일이 변경된다. 논문 투고 시의 문서는 Endnote>Convert Citations and Bibliography>Convert to Plain Text를 클릭하고 확인을 눌러서, Endnote 프로그램과 연동된 원본 문서와는 별도로 사본 문서를 생성하여 사용한다.